1. Rekisterinpitäjä
Welado Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”)
Y-tunnus: 2168039–1
Tutkijantie 9
90590 Oulu
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jaana Koivuniemi, Tietosuojavastaava
jaana.koivuniemi@welado.fi
+358 40833 5566
Yhteydenotot tietosuoja-asioissa osoitteeseen tietosuoja@welado.fi.
3. Rekisterin nimi
Welado Oy:n asiakas-, sidosryhmä ja markkinointirekisteri.
Rekisterissä käsitellään Rekisterinpitäjän asiakkaiden, sidosryhmien sekä mahdollisten tulevien asiakkaiden/kontaktien ja näiden edustajien (jäljempänä ”Rekisteröity”) tietoja tässä tietosuojaselosteessa erikseen kuvatulla tavalla.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on Rekisteröidyn suostumus, asiakas-, sidosryhmä tai markkinointisopimuksiin liittyvät sopimukset, Rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja/tai Rekisterinpitäjän lainmukaisten vaatimusten täyttäminen.
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn pääsääntöisenä tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin tai sidosryhmiin sekä asiakassuhteen hoitaminen ja markkinointi. Rekisterinpitäjän tarkoituksena on lisäksi käsitellä henkilötietoja tutkimustoimintaan, verkkopalvelujen parantamiseen ja Rekisterinpitäjän lainmukaisten vaatimusten täyttämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja Rekisteröidystä ovat: nimi; asema/titteli; yritys/organisaatio ja sen yhteystiedot; Rekisteröidyn yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite); www-sivustojen osoitteet; verkkoyhteyden ja rekisteröidyn laitedata kuten IP-osoite, selain ja muu laitedata; tunnukset/profiilit/muut vapaasti kerättävät tiedot sosiaalisen median palveluissa; Rekisteröidyn itse antamat ja yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot; tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista; tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot; ja mahdolliset muut tiedot, jotka on kerätty Rekisteröidyn suostumuksella. Lisäksi rekisteriin tallennetaan evästeiden kautta kerättävät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään pääosin Rekisteröidyltä itseltään yhteydenottolomakkeiden, asiakas- ja sidosryhmätapaamisten, lähetettyjen viestien sähköpostien ja puheluiden perusteella, Rekisteröidyn kanssa tehtävien sopimusten yhteydessä ja muiden mahdollisten tilanteiden yhteydessä, jossa Rekisteröity luovuttaa tietojaan Rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteriin tallennettavia tietoja kerätään Rekisterinpitäjän verkkosivujen kautta, Rekisterinpitäjän asiakastietojärjestelmistä sekä julkisista tietolähteistä, kuten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, Leadfeederin tai sosiaalisen median kanavista sekä hyödyntäen evästeitä ja vastaavaa teknologiaa.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin siitä on sovittu Rekisteröidyn kanssa.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen niin edellyttäessä sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.
Rekisteröityjen tietoja saatetaan joissakin tilanteissa luovuttaa Rekisterinpitäjän alihankkijoille tai yhteistyökumppaneille. Tällaiset tahot käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti ja erillisen kirjallisen sopimuksen perusteella Reksiterinpitäjän kirjallisten ohjeiden mukaisesti.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tilastollista tai anonymisoitua tietoa, jota ei voida yhdistää Rekisteröityyn.
Tietoja voidaan siirtää ja tallentaa Rekisterinpitäjän toimesta Rekisterinpitäjän käsiteltäväksi tai Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin Rekisterinpitäjän puolesta käsiteltäväksi myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja Suomen tietosuojalain säädöksen huomioiden.
Mikäli tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, tapahtuu se Rekisterinpitäjän toimesta aina lainmukaisella perusteella:
a) Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
b) Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita (joista toimitetaan jäljennös pyydettäessä);
c) Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen siirtämiselle; tai
d) Henkilötietojen siirtämiselle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Huolehdimme siitä, että henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina!
9. Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä säilyttää Rekisteröidyn tietoja vain niin kauan, kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelyn perusteluiden ja tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä, oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa, omien tietojensa tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostilla Rekisterinpitäjälle osoitteeseen tietosuoja@welado.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa Rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyllä on asuin- tai työpaikka, mikäli Rekisteröity katsoo, että Rekisterinpitäjä ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
11. Evästeet
Rekisterinpitäjä käyttää sivustoillaan evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi, mainonnan kohdentamiseksi. Evästeet voi kieltää säätämällä selaimen asetuksia, mutta huomioithan, että tällöin emme takaa sivustojemme häiriötöntä toimintaa.