Väylävirasto: Rakentamisen aikainen viestintä auttaa ihmisiä arjessa ja projektia onnistumaan

Rakentaminen tapahtuu usein keskellä elävää elämää, jolloin rakennustyöt ja niiden aiheuttamat liikennemuutokset vaikuttavat asukkaiden arkipäivään ja tiellä liikkumisen turvallisuuteen. Hankkeen onnistumisen kannalta on tärkeää tiedottaa etukäteen, miten reittimuutokset vaikuttavat alueella liikkumiseen. Tätä työtä tekevät Weladon hankeviestinnän ammattilaiset esimerkiksi Kotkassa, jossa uudistetaan valtatie 15:n Paimenportin eritasoliittymä ja muokataan Kotkan keskustan katukuvaa.

Väyläviraston tilaama Paimenportin hanke alkoi vuoden 2021 keväällä. Haastavaksi hankkeen on tehnyt sen keskeinen sijainti. Pienellä rakennusalueella on paljon muuttujia, kuten valtatie, junarata seisakkeineen, bussireittejä muutoksineen, erilaisia erikoisrakenteita, putkistoja ja kaapeleita. Hankealueella on jouduttu tekemään paljon räjäytystöitä muun muassa Kymenlaakson keskussairaalan välittömässä läheisyydessä. Paimenportin vanhan sillan purku keskeytti Kotkan junaliikenteen yhden viikonlopun ajaksi.

Welado toimii Paimenportissa rakennuttajakonsulttina ja vastaa sen hankeviestinnästä. Tilaaja on sangen tyytyväinen tiimin yhteistaitoihin.

“Olen havainnut merkittäviä synergiaetuja siinä, että viestijät työskentelevät tiiviissä yhteistyössä rakennuttajakonsulttien kanssa. Minun ei ole tarvinnut Paimenportin hankkeessa toimia viestinnän ja työmaan välikätenä, kun heillä on jo valmiiksi suora keskusteluyhteys. Welado on pystynyt lunastamaan työllään asiakaslupauksensa aina helposta projektista, sillä tieto kulkee yrityksen sisällä nopeammin kuin minun kauttani kierrättämällä. Se helpottaa omaa työtäni, kun  weladolaiset auttavat toisiaan ja viestit kulkevat jouhevasti”, kuvailee Väyläviraston projektipäällikkö Jetro Matilainen.

Paimenportin hankkeessa työskentelevät weladolaiset artisaanit Mari Kurkinen ja Sini Syrjä-Virtanen viestinnässä, Jari Sairanen rakennuttajakonsulttina, projektipäällikkönä ja turvallisuuskoordinaattorina, Jukka Salminen projekti-insinöörinä ja Yrjö Kareinen valvojana.

Viestinnän tehtävä on tunnistaa haasteita ja ratkoa niitä ennakkoon

Weladolla hankeviestinnän sisältö valmistuu asiantuntijoiden tukemana omassa tiimissä, jolloin myös sisältöosaaminen on vankkaa hankekokonaisuuden ymmärtämisestä aina rakentamissanastoon saakka. Viestinnältä vaaditaan erityisesti ennakointia: mitä viestitään, miten, milloin ja kenelle. Hankeviestintä on parhaimmillaan vuoropuhelua, jossa ihmiset rakentamisen vaikutusalueelta haluavat olla mukana

Yksi Paimenportin hankeviestinnän merkityksellisistä tehtävistä on kotkalaisten auttaminen arjessa. Miksi juuri heidän kulkureittinsä on remontin alla, mistä nyt ja huomenna pääsee kulkemaan turvallisesti ja esteettömästi, ja milloin palataan normaaliin.   

Tähän tarpeeseen perustettiin Kotkan asukkaille oma Facebook-sivu nimeltään Vt 15 Paimenportin eritasoliittymä, Kotka. Sivu tarjoaa mahdollisuuden reaaliaikaiseen ja vuorovaikutteiseen viestintään. Sivulla viestitäänkin aktiivisesti muutoksista, ja asukkaat kysyvät niihin liittyviä tarkennuksia. Kysyjille vastataan myös suoraan Messengerin kautta. Sivun suosituin päivitys on time lapse –video Paimenportin vanhan sillan purkamisesta.

“Facebook-sivun kautta tavoitamme hankkeen vaikutusalueella asuvat ja siellä liikkuvat ihmiset. Sivustolla on 1300 seuraajaa, eli kotkalaiset ovat löytäneet tiedotuskanavamme hyvin. Saamme sivun kautta suurimman osan palautteesta, ja käymme siellä aktiivista vuoropuhelua kaupunkilaisten kanssa matalalla kynnyksellä”, kertoo Weladon viestintäasiantuntija Sini Syrjä-Virtanen.

FB-sivun lisäksi Weladon hankeviestijät tuottavat sisältöä ja päivittävät Väyläviraston hankesivuja Paimenportin suunnitelmista ja tapahtumista. “Meillä on Weladon sisäiset viikkopalaverit hankkeella, joissa käymme läpi viestintää vaativia asioita omalla porukalla. Tavoitteena on sisäistä yhteistyötä hyödyntämällä tehdä hankkeesta tilaajalle mahdollisimman helppo projekti myös viestinnällisesti”, viestintäasiantuntija Mari Kurkinen kuvailee.   

Hankkeen vaiheista on tiedotettu myös medialle lähetetyillä sekä asukkaiden postilaatikkoon kannetuilla tiedotteilla.

Weladolainen viestintä on osa kokonaisvaltaista projektinjohtamista - pelkkä viestinnällinen osaaminen ei riitä

Jetro Matilaisella on kymmenen vuoden kokemus hankeviestinnän ostajana. Hän nostaakin rakennushankkeiden onnistuneen viestinnän tärkeimmiksi elementeiksi viestijöiden ymmärryksen rakentamisesta, henkilöstön pysyvyyden koko hankkeen ajan ja aidon kiinnostuksen hankeviestintää kohtaan.

“Pelkkä viestinnällinen osaaminen ei välttämättä ole riittävää, vaan myös rakentamisen sanaston haltuunotto auttaa paljon viestintätyössä. Weladolaisista hankeviestijöistä huokuu aito kiinnostus siihen, miten ihmiset rakentamisen aikana alueella viihtyvät ja miten rakentaminen heidän arkeensa vaikuttaa”, Matilainen kuvailee.

Matilaisen mukaan Paimenportin hankeviestintä toimii juuri niin, miten sen pitääkin toimia. Hänellä on nyt täysi luottamus viestintätiimin osaamiseen.

“Luottamus syntyy siitä, että nyt viestintätiimi ei ole irrallinen elementti, vaan kiinteä osa rakennuttajakonsultin palvelua tai aktiivisessa yhteistyössä rakennuttajakonsultin kanssa. Marin ja Sinin tekemisessä heijastuu aito kiinnostus hankeviestintää kohtaan, ja molemmat ovat kiinni rakennuttamisen sielunelämässä. He ovat ottaneet homman kokonaisuutena ja hyvin itsenäisesti ja itseohjautuvasti haltuun. Heidän ammattitaitonsa lisäksi myös palo hankeviestinnän onnistumiseen tuo lisäarvoa Weladon palveluun”, Matilainen kuvailee.

Ihmisläheinen vuorovaikutus on ensisijaisen tärkeää, kun kyseessä on asukkaiden arkipäivään vaikuttavat muutokset

Weladon tavoitteena on toimia pehmeillä, ihmisläheisillä arvoilla perinteiseksi mielletyllä rakentamisalalla. Myös viestintäpalveluissa halutaan erottautua empaattisella otteella. Käytännössä empatia tarkoittaa aitoa pyrkimystä tunnistaa niitä tunteita, joita projekti aiheuttaa ympäristössä, sekä ennakoida viestinnällisiä tarpeita. Arjessa tämä näkyy Matilaisen mukaan esimerkiksi siinä, miten inhimillisellä otteella viestijät vastailevat Paimenportin Facebook-sivulla esitettyihin kysymyksiin.

“Paimenportin hankeviestinnän tiimiläiset Mari ja Sini ovat rempseitä ja mukavia, mutta myös empaattisia, mikä näkyy ja tuntuu esimerkiksi heidän some-viestinnässään. Olen itse kymmenen vuoden aikana nähnyt paljon alaa, ja tottunut kahnauksiin työmailla ja ratkomaan ongelmia, ehkä jo kyynistymiseenkin saakka. Sen vastapainona on hyvä, että viestijämme ymmärtävät hyvin kiukkuisenkin viestin laittajaa, ja osaavat ottaa viestit vastaan ja reagoida niihin ihmisläheisesti. Näin kysyjällekin jää pehmeämpi olo, ja hän tuntee itsensä huomioiduksi”, Jetro Matilainen kertoo.

Lue lisää hankeviestinnän oppaasta: Lataa ilmainen hankeviestinnän opas tästä

Lisätietoja hankeviestinnän palveluista saat Marilta:

mari.kurkinen@welado.fi, +358 40 148 7222