Mistä ketteröittäminen lähti? Miksi muutamme organisaatio- ja toimintamalliamme?

 

Aloitimme ketteröittymismatkamme keväällä 2020. Kehitimme mallia koko henkilöstön voimin erilaisten työpajojen, pilottien ja kokeilujen kautta noin vuoden ajan. Nyt meillä on valmiina hahmotelma tiimiperustaisesta organisaatiostamme, ketterästä Weladosta.

Tämän vuoden aikaisen kehitysmatkan varrella kenties eniten keskustelua nousi esille siitä, miksi Weladon organisaatiomallia pitää ketteröittää. Esimerkiksi useiden työntekijöidemme kokemus on, että olemme kyllä tähänkin asti olleet varsin ketteriä eikä aiemmassa mallissa ollut isosti vikaa. Muututaanko siis muuttumisen takia? Mutta tässä onkin juuri se asian pihvi: weladolaisuus on toiminut ja toimii hyvin.

 

Muutumme siksi, että emme halua menettää Weladon ketterää ja ihmiskeskeistä pienen firman henkeä ja mahtavaa kulttuuria kasvussakaan.

 

Weladolaisten suuri pelko - myös johdon - on se, että meistä tulee isompana byrokraattinen ja hierarkinen jättiorganisaatio. Sitä vastaan työskentelemme siis jo nyt. Haluamme osoittaa, että kasvavaa yritystä voi johtaa muutenkin kuin ylhäältä ja etäältä. Helppoa sellaisen mallin kehittäminen ei varmasti ole, mutta se on kuitenkin varmasti kaiken vaivan arvoista. Muutamme Weladolla siis toimintamalliamme siksi, että:

1.    Alueorganisaatiorakenne ei tue kasvaneessa organisaatiossa enää matalan, byrokratiattoman ja hyvinvoivan organisaation tavoitetta.

Aluetiimimme alkoivat olla keväällä 2020 henkilömääriltään isoja, esihenkilötyö oli tiimikokojen vuoksi liian kuormittavaa ja toisaalta ihmisten tukemiseen ei ollut enää tarpeeksi aikaa jaettavaksi. Perinteinen vaihtoehto olisi ollut alkaa rakentaa alatiimejä alueorganisaation alle, mutta se ei tuntunut meistä hyvälle vaihtoehdolle. Oli keksittävä jotain uutta. Sen myötä ajatus tiimiperustaisesta organisaatiosta, jossa jokaisella tiimillä on suora linkki johtoon, alkoi muodostua. Ajatusta palloteltiin syksyn kehitystyöpajoissa henkilöstön kanssa, joissa kuvio jatkokehittyi.

2.    Maailma muuttuu, markkinat muuttuvat ja muutos ei ole kenellekään ”vapaaehtoista”.

On siis löydettävä keinot menestyä muutoksessa sekä hyvinvoivana organisaationa että hyvinvoivina ihmisinä. Kasvaneessa organisaatiossa olisi liian helppo alkaa lisäämään sääntöjä, jalkauttamaan päätöksiä ja tarkentamaan manageerausta hallinnan tunteen säilyttämiseksi.

Palkkaamme kuitenkin Suomen älykkäimpiä asiantuntijoita, jotka tekevät parhaat päätökset arjessa – siellä missä päätökset vaikuttavat. He kehittävät, kokeilevat ja oppivat, kunhan heillä on siihen lupa ja tukea, kuten tähänkin asti. Uskomme, ettei johtoa tarvita määräämään, vaan mahdollistamaan ja valmentamaan, sekä toimimaan kompassina yhteisellä matkalla. Ihmisemmehän menevät hukkaan, ellemme jatka tuetun itseohjautuvuuden ja tiimien yhteisöohjautuvuuden suuntaan. Toisaalta näillä keinoin pysymme muuntautumiskykyisenä.

3.    Meillä on jo 200+ asiantuntijaa, 200+ unelmaa, 200+ tavoitetta työlle ja uralle. Emme saa prosesseistamme koskaan kaikille tekijöille parasta "massaratkaisuina", vaan meidän on pystyttävä räätälöimään tuki ja apu yksilöllisesti henkilöille ja tiimeille parhaaksi.

On myös epäreilua ajatella, että yksi esihenkilö voisi olla aina kaikkea, mitä tiimiläiset tarvitsevat: toinen kaipaa vahvaa substanssimentoria, toinen läsnäoloa, kolmas inspiraatiota. Meidän on tarjottava jokaiselle sitä tukea, mitä juuri hän tarvitsee menestyäkseen hyvinvoivana asiantuntijana. Ja itseasiassa tarvitsemme jokaisen weladolaisen vahvuudet ”yhteiseen käyttöön”. Sen vuoksi jokaisen weladolaisen tärkein tehtävä on mahdollistaa muiden menestys ja hyvinvointi. Tämä tehtävä on nykyään kirjattu myös työsopimuspohjiimme.

4.    Weladon toiminta on itseasiassa ollut koko ajan tiimiperusteista ja ketterää, korkeintaan hidastamme sitä organisaatiokaavioilla ja liiketoimintarajoilla.

On aika muuttaa organisaatiorakennekin toimintaa ja tavoitteita vastaavaksi – ketteräksi, tiimiperusteiseksi, ilman rajoja tai rajoituksia. Uskomme, että hyvinvoivat ihmiset ja tiimiperustainen tekeminen ovat myös laadukkaan asiakaskokemuksen ja palvelutoiminnan ytimessä.

 

Mille ketterä mallimme sitten näyttää (tässä vaiheessa)?

Uuden ketterän weladolaisen organisaatiomallin ytimessä toimivat siis itse- ja yhteisöohjautuvat tiimit, joista organisaatiomme koostuu. Tiimejä on kolmea perusmuotoa:

1. Projektitiimejä, jotka tuottavat asiakkaille laadukkaita tuloksia ja arvoa ja huolehtivat että tiimiläiset voivat hyvin. Asiantuntijat kuuluvat joko yhteen tai useampaan projektitiimiin riippuen roolista ja projektien laajuudesta.
2. Osaamistiimejä, joiden tehtävänä on määritellä "miten olemme alamme paras omalla asiantuntija-alallamme". Osaamistiimit kehittävät laatua, palveluita ja tiimin ihmisiä. Jokainen asiantuntija osallistuu 1-3 osaamistiimiin.
3. Johtajuustiimejä, jotka kehittävät Weladoa ja weladolaisuutta eteenpäin. Jokaisella weladolaisella on mahdollisuus osallistua myös näihin.

Jokaisella tiimillä on johdosta valmentaja, jonka tehtävä on auttaa tiimiään menestymään ja sparrailla erityisesti tiimin vetäjää omassa roolissaan. Se, mitä tiimin valmennus tarkemmin pitää sisällään, riippuu tiimistä ja tiimin tarpeista: esimerkiksi apua tiimiytymiseen, asiakasarvon määrittelyyn, tavoitteiden asetantaan, laadun kehittämiseen, kokeiluihin tai kehitykseen tai tiimin hyvinvointiin. Näin alkuun tiimit ovat kokeilleet yhteisiä valmentajien fasilitoimija kick-off -työpajoja työkaluna.

Mielestämme johdolla ei ole mitään tärkeämpää tehtävää, kuin auttaa ydintoimintaa, sen tiimejä ja ihmisiä voimaan hyvin ja menestymään. Näin asiakkaammekin saavat parasta. Ja liiketoiminta lähes väistämättä rullaa.

Toisaalta esihenkilötoimintaa - sellaisena kuin tähän asti on tunnettu - ei enää Weladolla ole. Sen sijaan alamme hiljalleen käymään weladolaisten kanssa läpi heidän tarpeitaan: ketä ja mitä kukin henkilö tarvitsee menestyäkseen hyvinvoivana asiantuntijana? Näin jokaiselle syntyy omiin tarpeisiin räätälöity tuktitiimi eri rooleista.

Jokainen weladolainen myös osallistuu "ulkokuoren" palvelutoimintaan, ja auttaa muita weladolaisia ja tiimejä menestymään hyvinvoivina. On se apu sitten asiantuntijuuden jakoa, mentorointia, vapaa-ajan kiinnostuksia tai omia kokemuksia jakamalla - tai jotain ihan muuta. Kohtaamisia luomaan, avun löytämisen tueksi, omien tarpeiden hahmottamiseksi, osaamisen näkyväksi tekemiseksi sekä jokaisen weladolaisen vahvuuksien löytämiseksi otettiin käyttöön LaaS Companyn palveluiden verkkokauppa eli ”meidän Lasse” -työkalu.

Ketterän organisaatiomallin kuvaus ei toki ole valmis.  Meillä ei ole vielä kaikkia vastauksia, vaan yhdessä weladolaisten tiimien ja yksilöiden kanssa jatkokehitämme, testailemme ja parannamme toimintaa – muokkaamme ketterästi ja parannamme jatkuvasti.

 

Kuulostaako vielä sekavalta? 

Ei hätää – jää kuulolle ja lue jatkoblogit. Ne avaavat kokonaisuutta tarkemmin auki pala palalta:

• Osa 2: Mitä yksilöllisesti paras tarkoittaa meille? 
• Osa 3: Projektitiimit toiminnan ytimessä
• Osa 4: Osaamistiimit kehittävät huippuosaajia ja tarjoavat alan parasta laatua
• Osa 5: Ketterän Weladon palveleva ja valmentava johtajuus

Jos sinulla heräsi kysymyksiä, ideoita tai kommentteja toimintamallista, niin ole yhteydessä Noora Haveriseen tai Hanna Kouriin. HR-tiimimme mielellään jakaa ajatuksiamme.