Avoin tieto vähentää turhaa työtä

Ärsyttävät sähköpostiketjut ja harvoin ajan tasalla olevat Excel-taulukot jäävät historiaan. Welado päivittää digitaalisen työympäristönsä rohkeasti avoimemmaksi ja yksinkertaisemmaksi.

"30 vuotta sitten kova sana olivat piirtoheitinkalvot ja sitten siirryttiin Powerpoint-aikaan, jota on eletty tähän saakka. Nyt Weladossa siirrytään eteenpäin. Exceleiden ja Word-dokumenttien sijaan luodaan tietovirtoja, joita on helppo jakaa. Voidaan palata järkevään sähköpostin käyttöön", aluepäällikkö Kimmo Laatunen sanoo.

Sharefile mahdollistaa helpon ja turvallisen tiedostojen jakamisen Weladossa jo nyt, mutta tietovirrat pysyvät entistä paremmin ajan tasalla kun käyttöön tulevat uusimmat Microsoftin Office-sovellukset. Sway-esitysgrafiikkaohjelma on jo Weladon johtoryhmän käytössä. Toimitusjohtaja Matti Tervonen lähti kärkimieheksi ja ryhtyi tekemään kuukausiraporttinsa uudella tavalla. Hän  tekee esityksen Swaylla ja pitää Skypen välityksellä kuukausi-infon. Skypestä tallenne jaellaan Yammerin kautta ja lisäksi se myös säilyy Swayssa. Kokemukset ovat olleet hyviä.

"Microsoft Teamsin myötä siirrytään tavallaan takaisin työpöytänäkymään, mutta jokainen voi räätälöidä näkymästä itselleen sopivan ja voi seurata niitä tietovirtoja, jotka ovat hänelle tärkeitä", Laatunen kuvailee.

Uusien sovellusten etuihin lukeutuu päätelaiteriippumattomuus. Työntekijät voivat seurata tietovirtoja haluamillaan päätelaitteilla.

"Tässä saadaan vapaus käyttää sellaisia päätelaitteita, joita työntekijät luontevasti käyttävät. Käsiä ei sidota kokeilemisen ja kehittämisen suhteen."

Tietoa ei myöskään tarvitse jatkuvasti kerätä entiseen tapaan ja projekteissa raportoidaan jatkossa vain todella isoista asioista. Tilannekuva päivittyy kaikilla reaaliaikaisesti.

Uutena firmana Welado saattoi lähteä suunnittelemaan toimintajärjestelmiään rohkeasti. Vanhat polkuriippuvuudet eivät ole olleet hidastamassa kehitystyötä. Yhteistyökumppaneiksi työhön löytyi Decens, joka tarjoaa ylläpitopalvelut. Lisäksi uusimpiin sovelluksiin tulee käyttäjätukea Siniseltä Meteoriitilta.

"Meillä on yksi iso ja yksi pienempi projekti, joissa uudet välineet pilotoidaan. Perusopetus näiden käyttöön tulee siis työn ohella. Jonkin verran panostusta vaaditaan jokaiselta ja kyllähän tämä vaatii tiettyä opettelemista koko ajan kuten muiden vähän väliä päivittyvien ohjelmistojen kanssa", Laatunen kertoo.

Laatunen havainnollistaa prosessien muutosta huomauttamalla, että työn ulkopuolisessa arjessa lähes kaikilla on jo käytössä erilaisia sosiaalisen median sovelluksia. Facebookin, Whatsappin ja vastaavien avulla voi esimerkiksi helposti viestiä harrastusryhmän kanssa ja pysyy jatkuvasti ajantasalla siitä, mitä tapahtuu.

Nyt Welado tuo vastaavia työkaluja myös työpaikalle.

Laatusen mukaan uusien työkalujen käyttö on helppo omaksua, sillä käytettävyys on ohjelmistoissa tätä nykyä todella hyvä. Siinä on Microsoft kulkenut pitkän tien.

"Parasta tässä on se, että työkalut nyt oikeasti yksinkertaistuvat, eikä meillä olla enää paikkariippuvaisia, kun asioista päätetään. Weladon arvojen mukainen avoimuus toteutuu oikeasti."