Arvojemme mukaista projektin johtamista weladolaisittain

Empaattisuus, avoimuus ja rehellisyys ovat meillä Weladolla tärkeitä arvoja, joiden haluamme näkyvän kaikessa toiminnassamme – myös projektin johtamisessa. Asiakaslupauksemme on, että projekti on asiakkaillemme aina helppo. Vt4 Kirri−Tikkakoski-hankkeen projektin johtamisessa olemme onnistuneet arvojemme mukaisen projektinhallinnan ja työskentelyilmapiirin luomisessa erityisen hyvin. Onnistumisen ytimessä ovat olleet jaettu ja kirkas tavoite, toimiva tiedonhallinta, selkeä roolien ja vastuiden jako sekä avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri. Hankkeen johtamisessa ovat korostuneet selkeät, nopeat ja tiedolla johdetut päätökset, jotka edesauttavat projektin yhteiseen tavoitteeseen pääsyä ja näkyvät asiakkaallemme helppona projektina.

Kirkkaat ja yhteiset tavoitteet koko projektitiimillä alusta alkaen

Projektin onnistumisen kannalta on tärkeää, että jokainen projektitiimin osallistuja ymmärtää työmaan, tavoitteen, haasteiden ja onnistumisten olevan koko projektitiimin yhteisiä asioita. Vt4 Kirri−Tikkakoski-hankkeen kehitysvaiheessa tärkein päämäärämme olikin kirkastaa koko projektitiimille pääpointtimme: mitä, kenelle ja miksi ollaan tekemässä. Kun hankkeen tavoitteet ovat olleet kaikille selvät alusta saakka, tekee se projektin johtamisesta helpompaa. Tarkoituksenamme on aina saada aikaan turvallinen, laadukas ja kestävä lopputuote.

 ”On tärkeää ymmärtää, että meillä on yhteinen työmaa ja tavoite ja sitä kautta myös haasteet ja onnistumiset ovat yhteisiä. Siten saadaan luotua selkeä suunta koko projektiryhmälle. Se vaatii asioiden läpikäyntiä, keskustelua ja vuoropuhelua”, Weladon tierakennuttamisen aluepäällikkö Arto Hyvärinen kertoo.

Yhteinen keskustelu edesauttoi myös projektin tehtävien ja vastuiden määrittelyä sekä projektiin osallistuvien asiantuntijoiden vahvuuksien tunnistamista. Projektin johtamisen kannalta onkin tärkeää, että kaikki ovat selvillä omasta roolistaan ja vastuustaan projektissa.  Paras lopputulos saadaan aikaiseksi, kun projektiin osallistuvien vahvuudet hyödynnetään oikeissa, kullekin asiantuntijalle sopivassa roolissa.

Ajantasainen tieto ja yhteisesti sovitut käytännöt varmistavat sujuvan ja helpon projektin

Pitkäkestoisessa ja monia eri sidosryhmiä kokoavassa hankkeessa tiedonhallinta ei suinkaan ole aina helppoa. Projektin johtamisen onnistumiseksi on hyvä olla olemassa tiedonhallintasuunnitelma. Siitä ilmenee, mitä järjestelmiä käytetään, kuka niitä käyttää ja mihin tarkoitukseen. Projektitiimillä on hyvä olla selvillä, mistä ajantasainen tieto löytyy ja missä muodossa se on. Tässä hankkeessa tiedonhallinnan haasteita ei ole sivuutettu, vaan niihin on pureuduttu heti ja yhdessä.

Tiedonhallintaa tukevat myös sujuvat kokous- ja raportointikäytännöt. Vt4 Kirri−Tikkakoski-hankkeessa tarkasteltiin varsinkin alussa kriittisesti projektin palaverikäytäntöjä ja tehtiin niihin parannuksia esimerkiksi erottamalla suunnittelu- ja työmaapalaverit. Kokouskäytäntöjen kehittäminen on johtanut siihen, että asiat on pystytty ratkomaan oikeissa palavereissa ja oikeilla kokoonpanoilla. Kokouksista raportoinnit kuuluvat myös oleellisena osana tiedonhallintaan. On tärkeää sopia, miten viikkoraportointi hoidetaan ja pidetyistä työmaakokouksista tulee raportoida. Raportointivastuiden jakaminen liittyy myös edellä mainittuun vastuiden ja tehtävien jakamiseen – on tärkeää selkeästi nimetä, kuka vastaa minkäkin asian raportoinnista ja viemisestä projektiportaaliin. Kun koko työryhmällä on ajantasainen ja paras mahdollinen tieto käytössä, projektin sujuminen varmistuu.

”Tiedonhankintasuunnitelmalla on valtava merkitys varsinkin pitkäkestoisissa hankkeissa”, Arto täsmentää.

Projektityön luonteeseen kuuluvat erilaiset mutkat ja välillä ikävätkin yllätykset matkan varrella, eikä niiltä ole säästytty tässäkään projektissa. Weladolaiseen toimintatapaan kuitenkin kuuluu, että tunnistamme ja tunnustamme virheet aina sitä mukaan, kun niitä tulee. Pyrimme käsittelemään vaikeatkin asiat mutkattomasti ja ymmärrämme, että virheitä syntyy kaikille eikä niitä tule piilotella. Tällä hankkeella poikkeamia on käsitelty koko hankkeen ajan avoimesti ja tiiviissä yhteistyössä tilaajan kanssa. Vaikeisiin asioihin on tutustuttu ja niihin on pohdittu ratkaisut yhdessä. Poikkeamaraportit ovatkin osa laadunvarmistustamme ja -hallintaa. Poikkeamaraportteja on tehty vt4 Kirri−Tikkakoski-hankkeella yli 300 ja niistä on otettu opiksi.

Weladolainen projektin johtaminen on mahdollistanut tämän hankkeen sujumisen empaattisuudella, avoimuudella ja rehellisyydellä. ”Läsnäolo ja kuuntelu, siinä on kaksi hyvää muistisanaa”, Arto kiteyttää.

 

Lue referenssi Vt4 Kirri–Tikkakoski-hankkeessa moottoritie avattiin liikenteelle viisi kuukautta etuajassa