Tilat ohjaavat avoimempaan, rohkeampaan ja empaattisempaan tekemiseen

Aloimme etsiä uusia toimitiloja Oulusta pääkonttorillemme alkuvuodesta. Useita vaihtoehtoja käytiin läpi eikä oikeanlaista tuntunut alkuun löytyvän millään. Emme kuitenkaan halunneet tyytyä ”vain johonkin mihin mahdutaan” vaan tulevan pääkonttorin tulisi kuvastaa weladolaisuutta ja johdattaa weladolaiseen toimintatapaan. Tulevien tilojen tuli edustaa yrityksen arvoja: rohkeasti avoin, empaattinen ja tekijöilleen paras.

”Jos tilat eivät ole enempää kuin sääsuoja, ovat tilakustannukset nimenomaan pelkkiä kustannuksia yritykselle. Mutta jos panostamme tiloihin niin, että ne auttavat yritystämme toteuttamaan visiotamme ja arvojamme - ovat tilatkin investointi weladolaisuuteen ja tulevaisuuteen. Lisäksi uskomme, että tilaratkaisuilla voidaan tukea työskentelytapoja arvomaailmamme mukaiseen suuntaan.”, Noora Haverinen kuvailee Weladon toimitilajohtamisen periaatteita.

Lopulta sopiva kiinteistö löytyi Trevian Asset Managementilta Tutkijantieltä. Ensikäynnillä tilat olivat edellisen käyttäjän jäljiltä melkoisen kuluneita, mutta yhteisesti visioiden saatiin sopiva tilaratkaisu valmiiksi: Weladolle sommiteltiin noin 360m2:n tila, johon mahtuisi avovyöhyke (noin 32:lle työpisteille), 4 vetäytymistilaa, yksi toimistohuone kahdelle henkilökohtaisia tietoja käsittelevälle työntekijälle, kaksi neuvotteluhuonetta sekä erinomainen ”vapaan olemisen” tilavyöhyke.

”Yhteistyö Trevianin Juhan ja Jussin kanssa oli avointa, suorapuheista ja ratkaisuhakuista, juuri kuten asiakaspalvelun tuleekin olla. Kävimme läpi tarpeemme sekä kiinteistön mahdollisuudet ja ajatuksia pallottelemalla lopullinen ratkaisu sitten puristui hyvässä hengessä.”, Noora kuvailee.

Kun tila oli löytynyt, sekä pohjaratkaisu että remonttitarve sommiteltu ”suunnilleen tasolla”, oli aika miettiä sisustusta ja kalustusta. Saimme Trevianilta Yrityskaluston Mian yhteystiedot, ja miksi onneksi se osoittautuikaan.

”Mia tiimeineen herätti meidän tilamme henkiin. Kävimme Mian kanssa läpi tilakyselymme tulokset, tarpeemme ja tavoitteemme tilojamme koskien. Mia tarttui heti olennaisimpiin asioihin, ymmärsi muutosjohtamisen tarpeet ja antoi todella arvokasta palautetta sen hetken tilasuunnitelmiimme. Itseasiassa kalustesuunnitelman ansiosta päätimme siirtää avotilan takaseinää vielä pykälän kauemmas. Yrityskalustolta saimme kalustustoimituksen lisäksi kalustus- ja sisustussuunnittelun, jotka todella viimeistelivät ja varmistivat tiloistamme toimivat. Kalusteratkaisut ovat saaneet todella paljon kiitosta kaikilta – kokonaisuus on sommiteltu toimiviksi, esteettisiksi ja vielä tavoitebudjettimme huomioiden. Yrityskalusto on jatkossakin ehdottomasti kumppanimme toimitilojen kehitysprojekteissa. Seuraavaksi jatkamme Weladon Helsingin tulevan monitilaympäristön osalta yhdessä”, Noora kuvailee yhteistyön etenemistä.

Nyt kun olemme asustaneet uusissa tiloissamme 1,5 kuukautta, on toimistoarki jo asettunut ja käytännöt ovat suhteellisen selvillä.  Monitilaympäristö – joka meilläkin sekoitettiin perinteiseen avokonttoriin ihmisten mielissä etukäteen – aiheutti hieman epävarmuutta suunnitteluvaiheessa. Suuri osa henkilöistä olivat tottuneet työskentelemään omissa toimistohuoneissaan. Mutta nyt muuton jälkeen palaute on kuitenkin ollut todella hyvää. Toimiston ja työskentelyn tunnelma on muuttunut kertaheitolla – ja todellakin weladolaisempaan suuntaan.

”Monitilaympäristö tuntui heti alusta aika luonnolliselle itselle, mutta ymmärsin toimistohuoneissa aiemmin eläneiden huolen avotilatyöskentelystä. Kun tänne muutettiin, niin se oikeastaan yllätti kaikki, miten avotilan rutiinit ja säännöt muotoutuivat itsestään ja luonnostaan. Avotila toimii nyt todella hyvin, mikä on tietenkin paljolti vetäytymistilojen ansiota. Mutta erityisesti taukotilat ja vapaa-ajan vyöhyke ovat superloistavat! Nyt vasta on ymmärtänyt taukoilun roolin työyhteisön hengen ylläpitäjänä. Onhan se tosi tärkeää istua yhdessä, juoda kahvia ja nauraa. Siellä monesti käydään läpi sellaisiakin asioita, jotka saattavat harmittaa tai ovat muuten vaikeita. Uusien tilojen ansiosta on suoraan sanottuna mukavampi tulla töihin aamulla”, oululainen weladolainen, Jussi Häkkinen, kuvailee.

Toden totta, Weladon ”taukotilat” eli vapaan olemisen vyöhyke on saanut kaikilta kiitosta – myös Terveystalon työterveyshuollosta, jonka edustaja käynnillään totesi, ettei koskaan ole nähnyt taukotiloja, mihin olisi panostettu yhtä paljon. Tämä vapaan olemisen vyöhyke on myös Weladon toimiston ”julkista tilavyöhykettä”, mikä tarkoittaa sitä, että sidosryhmämme edustajat voivat liikkua ja oleskella niissä vapaasti. Kaikki salassa pidettävä ja luottamuksellinen tieto on toisien ovien takana, joissa ulkopuoliset eivät ensisijaisesti liiku, eivätkä ainakaan itsekseen.

Me Weladolla toivomme rohkean avoimia, empaattisia ja alaa kehittäviä kohtaamisia ja uusia näkökulmia myös yhteistyössä sidosryhmiemme kanssa. Niinpä toivotamme tervetulleeksi sidosryhmiemme edustajat avoimin mielin toimistollemme – vaikka sitten kahville tai työskentelemään Innonurkkaukseemme kokousvälin ”hyppytuntien” ajaksi. Jos haluat lisätietoa monitilaympäristön toimivuudesta konsulttiarjessa ja prosessimme etenemisestä, voit olla yhteydessä Noora Haveriseen.